Schlüsselrollen bei Change Management Projekten

Die Einführung eines neuen Tools bedeutet viele Herausforderungen für die gesamte Organisation. Einerseits sind es Herausforderungen, die mit dem eigentlichen Prozess der Schaffung des Systems zusammenhängen, und ganz konkrete Aufgaben, die einen gründlichen Plan und eine effiziente Implementierung erfordern. Auf der anderen Seite sind dies Aufgaben, die ein schwieriges Thema berühren, nämlich die Führung von Menschen im Wandlungsprozess. Dazu gehören die Motivierung, der Abbau von Widerständen sowie die Unterstützung der Benutzer beim Erlernen des neuen Systems. Für beide Arten von Herausforderungen brauchen wir ein effizientes Team, das mit diesen Herausforderungen angemessen umgeht. Wie sollte es also aussehen und aus welchen Rollen und Verantwortlichkeiten sollte das Change Management Team bestehen?

Sponsor

Eine der wichtigsten und charakteristischsten Rollen im Change-Projekt ist die Rolle des Sponsors, der aufgrund seiner Verantwortung für die Unternehmensstrategie in der Regel ein Vorstandsmitglied oder ein hochrangiger Manager ist.  Die Hauptaufgabe des Sponsors besteht natürlich darin, die Änderung im Zusammenhang mit der Finanzierung und der Entscheidung über die Einleitung des Change-Projekts zu sponsern. Seine Rolle endet damit jedoch nicht. Der Sponsor hat aufgrund seiner Position in der Organisation eine besonders wichtige Rolle in diesem Prozess.

Zunächst einmal muss er die Vision der Veränderung während ihrer gesamten Durchführung vermitteln und das Gefühl der Notwendigkeit stärken. Der Vorstand ist für die Leitung und die Entwicklungsstrategie der Organisation verantwortlich, daher ist seine Autorität eines der wichtigsten Elemente, das zu Veränderungen motiviert. Aber nicht nur das. Dank seiner Einsicht in die gesamte Organisation kann – und sollte – der Sponsor Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg des Projekts aus dem Weg räumen. Die Verantwortung des Sponsors besteht auch darin, das Change Management Team zur Zusammenarbeit zu motivieren.

Change Leader

Keine Veränderung wird ohne eine Führungsperson funktionieren, d. h. eine Person, die sowohl das Ziel als auch den Weg dorthin kennt und sich hartnäckig um die Umsetzung des Plans bemüht. Die Rolle des Change Leaders besteht darin, Veränderungen von Anfang bis Ende einzuleiten. Er tut dies, indem er die richtigen Personen geschickt in die Organisation einbindet und den Grad der Motivation überwacht. Diese Person überwacht den Grad der Bereitschaft zur Veränderung bei den Empfängern und reagiert darauf, indem sie geeignete Personen wie Sponsoren oder Abteilungsleiter aktiviert. Am wichtigsten ist, dass der Leiter die an der Veränderung Beteiligten und ihre Kommunikationsbedürfnisse kennt und – im Falle der Einführung eines neuen Arbeitsinstruments – weiß, welche Schulungsbedürfnisse seine Anwender haben werden. Auf dieser Grundlage erstellt der Leiter unter Einbeziehung geeigneter Ressourcen einen Change Management Plan.

Akteure des Wandels (Agents of Change)

Je komplizierter die Wandel, desto mehr Unterstützung ist bei seiner Durchführung erforderlich. Bei komplexeren Organisationsstrukturen sollte die Führungskraft Change Agents einsetzen, die am häufigsten unter den Linienvorgesetzten in Teams zu finden sind, die an dem Werkzeug arbeiten. Da sie den Teams nahe stehen und ihre tägliche Arbeit und ihre Herausforderungen kennen, können die Change Agents Aufgaben auf Teamebene effektiv bewältigen und gleichzeitig eine angemessene Energie und Offenheit für das neue System aufbauen. Darüber hinaus sind es in der Anpassungsphase die Agenten des Wandels, die die Systemnutzung direkt überwachen und entsprechend reagieren können. Sie loben und belohnen die ersten Versuche und Erfolge. Wenn sie sehen, dass der Benutzer Probleme bei der Nutzung des Systems hat, leisten sie zusätzliche Unterstützung.

Systemadministrator

Die Entwicklung der Rolle eines Systemadministrators ist im Prozess der Implementierung von Salesforce – unabhängig von der Komplexität der Architektur – äußerst wichtig. Bei den Aufgaben einer solchen Person kann es sich um sehr grundlegende, aber dennoch relevante Aufgaben handeln, wie z. B. die Vergabe von Berechtigungen an neue Nutzer oder das Zurücksetzen von Kennwörtern. Der Systemadministrator befasst sich auch mit der technologischen Entwicklung des Tools und unterstützt das Business Team bei der ordnungsgemäßen Konfiguration. Sie können entweder eine solche Rolle innerhalb des Teams schaffen oder die Unterstützung eines Implementierungspartners – wie z. B. Cloudity – in Anspruch nehmen. Unabhängig von der Entscheidung ist der Systemadministrator jedoch für das ordnungsgemäße Funktionieren des Tools und damit für seine volle Akzeptanz in der Organisation erforderlich.

Die oben dargestellten Rollen sind die absolute Grundlage für ein effektives Management jedes Change-Projekts bei der Implementierung. Die Größe des Projekts und die Gesamtzahl der an dem Wandel Beteiligten – sowie die Auswirkungen, die der Wandel auf sie haben wird – werden darüber entscheiden, ob wir drei oder mehr Personen in die oben genannten Rollen einbeziehen sollten. Es lohnt sich, daran zu denken, dass ein solches Team von Beginn des Change Management Prozesses an bestehen sollte, und seine Rolle endet erst, wenn der angenommene Grad der Systemakzeptanz erreicht ist.

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Ein Artikel von Justyna Sobczak.