Ich setze Vertriebswerkzeuge ein – warum brauche ich Change Management?

Als Implementierungsanbieter begleiten wir unsere Kunden bei der Auswahl der besten Lösung zur Unterstützung u. a. von Vertriebsprozessen von der Phase der Geschäftsanalyse bis zur vollständigen Implementierung. Wir analysieren Prozesse, entwerfen und lancieren schließlich ein wirksames Werkzeug. Unsere Kunden widmen uns ihre Arbeitszeit, um uns mit voller Kenntnis ihrer Organisation zu unterstützen und das System so an ihre aktuellen Bedürfnisse anzupassen.

Aber können wir es uns leisten, uns nur auf den technischen Aspekt unserer Aufgabe zu konzentrieren? Können wir es uns leisten, die zukünftigen Systembenutzer in diesem Prozess zu ignorieren, während wir Zeit und finanzielle Mittel in den Kauf und die Anpassung selbst in der besten Qualität investieren? Ein effizientes Tool zur Durchführung und Verwaltung des Verkaufsprozesses ist nur die Hälfte des Erfolgs. Die zweite Hälfte setzt sich aus Personen zusammen, die an diesem Tool arbeiten – sie geben Daten ein und arbeiten an gestalteten Prozessen, die schließlich die Erstellung wertvoller Berichte ermöglichen. Die Change-Management-Methodik befasst sich mit diesem sehr soften Aspekt der Implementierung.

Change Management und erfolgreiche Systemimplementierung

Sowohl die Praxis als auch die Statistiken zeigen, wie wichtig es ist, bei jeder Umsetzung auf den menschlichen Faktor zu achten. Einerseits zeigen die Statistiken, dass nur etwa 30% der IT-Systemimplementierungen mit einer vollständigen Systemanpassung enden. Der Hauptfaktor, der eine so niedrige Quote verursacht, ist die fehlende Anwendung einer Change-Management-Methode im Projekt. Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass wir umso schneller mit einer vollständigen Einführung des Systems rechnen können, je mehr Aufmerksamkeit während der Implementierung dem Personalmanagement gewidmet wird. Was bedeutet also Change Management in einem Implementierungsprojekt? Es ist die Anwendung geeigneter Analysen und Werkzeuge, die es den zukünftigen Benutzern erleichtern, das System zu erlernen, schnell zu nutzen und schließlich effizient auf dem System zu arbeiten.

Die Umsetzung ist erst der Anfang

Die Übertragung von Prozessen in ein Tool bedeutet eine Änderung für jeden Systembenutzer. Diese Veränderung wird sowohl Fähigkeiten, Wissen, Prozesse und oft auch Organisationsstrukturen betreffen. Zukünftige Systembenutzer werden ihre täglichen Gewohnheiten im Arbeitsalltag aufgeben müssen. Der Ort der Berichterstattung wird sich ändern. Unabhängig davon, wie viele positive Auswirkungen die Einführung des neuen Systems haben wird, wird der Lernprozess eine Herausforderung darstellen. Das Bewusstsein über die Auswirkungen, die es auf die einzelnen Interessengruppen hat, ist ein Ausgangspunkt, um diesen Prozess zu erleichtern und infolgedessen das System schneller und effizienter einzuführen.

Die Einführung eines leistungsfähigen Systems ist die Spitze des Eisbergs. Darunter verbirgt sich viel Arbeit, sowohl geschäftliche als auch technische Analysen, sowie die Arbeit mit Menschen – den zukünftigen Nutzern des Systems. Effizientes Management eines Implementierungsprojekts umfasst sowohl geschäftlich-technische als auch menschliche Elemente, die den Kern des Change Managements bilden.

Dies ist der erste Artikel, in dem wir uns mit dem Thema Change Management in Organisationen befassen. Bald werden wir Ihnen sagen, warum bis zu 30% aller IT-Implementierungen mit einem Misserfolg enden. Wir laden Sie ein, dies ebenfalls zu lesen!

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Artikel geschrieben von Justyna Sobczak