Berichtswesen – der erste Schritt zur Nutzung der Macht der Daten

Wir hören aus der ganzen Welt von der enormen Rolle, die Daten in Unternehmen spielen, und das Berichtswesen in jeglicher Weise verändert. Informationen werden heute zu einer Ressource mit einer viel größeren strategischen Rolle und einem viel größeren Potenzial als Erdöl. Wenn man sich diesen Vergleich ansieht, kann man auch ohne den leisesten Zweifel sagen, dass sowohl die Daten, die wir sammeln, als auch das Rohöl, das wir fördern, ohne entsprechende Kenntnisse, Werkzeuge und Technologien nicht sehr nützlich sind.

Die Menschheit hat bei der Aufbereitung von Energierohstoffen bisher viel besser agiert als bei der Verarbeitung von Terabyte an generierten Daten – das ist sehr ärgerlich, wenn man bedenkt, dass im Grunde jedes Unternehmen über eine Fülle an nützlichen Daten verfügt, aber nur sehr wenige Unternehmen in der Lage sind, dieses Potenzial zu nutzen.

Jedes Unternehmen kann eine breite Palette von Daten nutzen und dies bedeutend effizienter tun. Beginnen Sie einfach mit Veränderungen im grundlegendsten und allgegenwärtigsten Prozess der Arbeit mit Daten – der Berichterstattung. Das Wesen des Berichtswesens besteht darin, Rohdaten in nützliches Wissen zu verwandeln, das dabei hilft, Geschäftsprozesse zu steuern und Entscheidungen zu treffen.

Transaktions-, Finanz-, Verhaltens- oder Marketingdaten können auf unzählige Arten analysiert und präsentiert werden. Die eigentliche Kunst besteht jedoch darin, einen Ansatz zu entwickeln, der es ermöglicht, aktuelle und zuverlässige Erkenntnisse zu gewinnen, was vor allem ohne den Einsatz geeigneter Instrumente gar nicht so einfach ist.

Komplizierte Konstruktion eines einfachen Berichts

Um die Herausforderungen besser zu veranschaulichen, mit denen Sie im Berichtsprozess konfrontiert sind, stellen Sie sich einen Tag im Leben einer Person vor, die mit Daten arbeitet. Das Management-Team bittet um einen neuen Bericht über die Verkaufsergebnisse des letzten Quartals, der eine Aufschlüsselung nach Produktkategorien und einzelnen Tagen und Monaten enthalten soll. Das Thema scheint nicht besonders anspruchsvoll zu sein, also macht sich der Analytiker an die Arbeit. Die Erstellung selbst eines solch grundlegenden Berichts erfordert jedoch mehrere Schritte:

  • Beschaffung von Daten aus einem geeigneten System – CRM, Data Warehouse, sowie aus Dateien, die auf einem Firmenserver oder in der Cloud gespeichert sind. Einige Systeme erlauben einen recht unkomplizierten Export, andere erfordern möglicherweise einige Kenntnisse – wie das Schreiben von SQL-Abfragen.

 

  • Überprüfung der Datenqualität: Formate, fehlende Datensätze, Konsistenz. Bei Problemen auf der Ebene der Datenqualität ist es notwendig, die Daten zu standardisieren oder durch andere Quellen zu ergänzen oder den Umfang der Analyse einzuschränken.

 

  • Aufbereitung der Daten mit dem jeweils geeigneten Werkzeug. Wenn ein Analyst Tabellenkalkulationen verwendet, wird er oder sie viel Arbeit haben, um die Tabellenkalkulationen einzurichten und Formeln für Aggregate in Bezug auf Produktkategorien und Zeit einzuführen. Er muss auch Diagramme erstellen. Ein geübter Benutzer kann versucht sein, einzelne Blätter vorzubereiten und eine Pivot-Tabelle zu konstruieren, was die Arbeit in der Analysephase bis zu einem gewissen Grad reduziert. Die korrekte Erstellung eines Tabellenwerks wird jedoch Zeit brauchen.

 

  • Die richtigen visuellen Darstellungen erzeugen – vieles hängt von der Erfahrung des Analytikers, dem Wissen um gute Praktiken und den Grenzen des Werkzeugs selbst ab. Beliebte Tabellenkalkulationen ermöglichen es Ihnen, eine bestimmte Auswahl an Visualisierungen zu verwenden. Während einfache Diagramme relativ bequem zu benutzen sind, erfordern fortgeschrittene Diagramme recht gute Kenntnisse über das verwendete Paket.

 

  • Die Ergebnisse der Analyse zur Verfügung stellen: Im letzten Schritt muss der Analytiker die generierten Grafiken in eine Präsentation oder ein Textdokument übertragen und entsprechend beschreiben. Für viele Menschen, die mit Daten arbeiten, ist dies der undankbarste Schritt. Sie haben oft das Gefühl, dass sie offensichtliche Schlussfolgerungen beschreiben müssen.

 

In der Zwischenzeit sind auf Seiten des Managements zusätzliche Fragen aufgeworfen worden. Als Teil des Berichts würden sie gerne mehr über die Verkaufsergebnisse in bestimmten Regionen erfahren. Aus der Sicht eines Analysten bedeutet dies jedoch häufig eine Wiederholung aller vorherigen Schritte. Es ist gut, die Anforderungen gleich zu Beginn der Analyse zu kennen – das kann viel Zeit und Mühe sparen.

Es ist jedoch zu bedenken, dass selten der gesamte Umfang der Analyse genau definiert und absolut unveränderlich ist. In der Regel geht es bei der Durchführung von Analysen darum, diese nach und nach zu vertiefen und durch weitere Quellen – die im Rahmen der laufenden Arbeiten berücksichtigt werden – zu ergänzen. Ist es möglich, den komplizierten Prozess der Erstellung eines Berichts irgendwie zu beschleunigen und an die sich dynamisch verändernden Anforderungen anzupassen?

Blitzartige Berichterstattung durch Tableau

Der Prozess der Berichterstattung kann durch Vermeidung unnötiger Aktivitäten erheblich reduziert werden, indem man sich auf den Mehrwert-Aspekt konzentriert, d. h. auf die Arbeit mit richtig aufbereiteten Daten. Es reicht aus, eine für solche Aufgaben geschaffene Business-Intelligence-Plattform zu verwenden, um die Notwendigkeit der Datenaufbereitung oder -übertragung zu minimieren.

Lernen Sie Tableau kennen – die führende Lösung auf dem Business Intelligence-Markt. Tableau ist bekannt für seinen hohen Benutzerkomfort und ermöglicht auch die Automatisierung der mühsamsten Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Datenanalyse, wie z. B.:

  • bei jedem Datenimport
  • bei ihrer Formatierung
  • bei der Berechnung von Aggregaten.

 

Die Plattform wurde mit dem Ziel geschaffen, den Benutzern zu helfen, Daten zu visualisieren und zu verstehen. Sobald Tableau mit der Datenquelle verbunden ist, können Sie interaktive Visualisierungen erstellen, die der Benutzer dann selbst filtern und bearbeiten kann. Es gibt wohl kein einfacheres und intuitiveres System der Datenanalyse als die aus Tableau bekannte „Drag and Drop“-Lösung. Dank dieser Funktionalität dauert die Erstellung eines Berichts in Tableau…

Raportowanie

…weniger als eine Minute!

Dank der Einführung von Tableau in Ihrem Unternehmen ist der Analyst immer mit den aktuellsten Daten verbunden. Der Kern der Arbeit Ihrer Experten wird darin bestehen, Daten zu analysieren und zu visualisieren – ohne technische Einschränkungen, und die Berichterstattung wird einfacher denn je.

In der Zeit, die für die Erstellung eines einfachen Berichts in einer Tabellenkalkulation benötigt wird, ist der Analyst mit Tableau in der Lage, ein automatisch aktualisiertes Dashboard zu entwickeln, das den Managern in den nächsten Quartalen zur Verfügung steht, und die Ressourcen, die zuvor für einfache Aktivitäten aufgewendet wurden, werden für die Entwicklung Ihres Unternehmens verwendet.

Lassen Sie uns über die Implementierung von Tableau in Ihrem Unternehmen sprechen – kontaktieren Sie uns!

 

Autor Mateusz Gemra.